PHIG-ის პოლიტიკის ჩარჩო v1.2 · პოლიტიკა 12 · დამტკიცებულია 2026 წლის 1 სექტემბერს · სამართლებრივი საფუძვლები: EU Model Grant Agreement მუხ. 6 (დასაშვები ხარჯები), 20 (ჩანაწერების წარმოება), 21–22 (ანგარიშგება და გადახდები), 25 (შემოწმებები და აუდიტი); Financial Regulation 2024/2509; Horizon Europe პერსონალის ხარჯების წესები (დღიური განაკვეთები, სამუშაო დროის აღრიცხვა)
1. მიზანი
უზრუნველყოფილი იყოს PHIG-ის სახსრების — საკუთარი, დონორების და ევროკავშირის — მართვა კანონიერად, ეკონომიურად, გამჭვირვალედ და ისე, რომ ყოველი ევრო იყოს თვალსადევნებელი, დასაბუთებული და შემოწმებადი.
2. საბუღალტრო სისტემა
- ორმაგი ჩანაწერის აღრიცხვა ქართული კანონმდებლობის შესაბამისად და, ევროკავშირის გრანტების შემთხვევაში, ისეთი ფორმით, რომელიც საშუალებას იძლევა გრანტის ფინანსურ ანგარიშგებასთან თითოეული ხარჯის მუხლის პირდაპირ შედარებისა.
- ცალკე ხარჯთა ცენტრები (ანალიტიკური ანგარიშები) თითოეული გრანტისა და პროგრამისათვის; სახსრების შერევა დაუშვებელია.
- პროფესიონალი ბუღალტერი აწარმოებს წიგნებს; წლიური ფინანსური ანგარიშგება მზადდება, დამტკიცებულია საბჭოს მიერ და, კანონით ან დონორების მიერ დადგენილ ზღვრებზე ზემოთ, მოწმდება დამოუკიდებელი აუდიტორის მიერ.
- საბანკო ანგარიშები PHIG-ის სახელზე; ელექტრონული გადარიცხვები ორმაგი ავტორიზაციით EUR 1,000-ზე ზემოთ; ნაღდი ანგარიშსწორება EUR 200-ზე ზემოთ დაუშვებელია.
3. შიდა კონტროლი
- მოვალეობათა გამიჯვნა: ხარჯის ინიციატორი პირი არ ამტკიცებს გადახდას; ბუღალტერი არ ამტკიცებს.
- ავტორიზაცია: ბიუჯეტი და გრანტის ბიუჯეტები დამტკიცებულია საბჭოს მიერ; ყოველი ხარჯი ავტორიზებულია დირექტორის მიერ დამტკიცებული ბიუჯეტის ფარგლებში; ბიუჯეტის გარეთ EUR 10,000-ზე მეტი ხარჯი დამტკიცებულია საბჭოს მიერ.
- გადამოწმება: შედეგები მოწმდება გადახდამდე; ინვოისები შედარება ხდება ხელშეკრულებებთან და შესყიდვების ჩანაწერებთან.
- შედარება-შეჯერება: ყოველთვიური საბანკო შედარება-შეჯერება; კვარტალური ბიუჯეტ-ფაქტობრივი შესრულების მიმოხილვა დირექტორის მიერ, საბჭოსთვის მოხსენებით.
- აქტივები: EUR 500-ზე ზემოთ ღირებულების აღჭურვილობის რეგისტრი; ცვეთა საბუღალტრო წესების შესაბამისად; ყოველწლიური ფიზიკური შემოწმება.
- თაღლითობის საწინააღმდეგო კონტროლი: თაღლითობის საწინააღმდეგო პოლიტიკის შესაბამისად.
4. გრანტებისთვის ხარჯების დასაშვებობა
ანგარიშში ირიცხება მხოლოდ ისეთი ხარჯები, რომლებიც რეალურად გაწეულია, განსაზღვრულ პერიოდში, მოქმედებისათვის აუცილებელია, იდენტიფიცირებადი და გადამოწმებადია, ბუღალტრულ წიგნებში აღრიცხულია, გრანტის და ამ პოლიტიკის მოთხოვნებს შეესაბამება და გონივრულია. არაპირდაპირი ხარჯები ირიცხება იმ განაკვეთით, რომელსაც გრანტი ითვალისწინებს. დღგ ირიცხება მხოლოდ იქ, სადაც დაბრუნება შეუძლებელია. მოხალისეების არამატერიალური წვლილი ღირებულებით ფიქსირდება, მაგრამ ირიცხება მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ გრანტი ამას დასაშვებად მიიჩნევს.
5. პერსონალის ხარჯები და სამუშაო დროის აღრიცხვა
- გრანტზე დარიცხული პირები ფლობენ წერილობით ხელშეკრულებას, სადაც მითითებულია მათი როლი და განაკვეთი; ანაზღაურება შეესაბამება PHIG-ის ჩვეულებრივ პრაქტიკას.
- სამუშაო დრო ყოველთვიურად ფიქსირდება სამუშაო დროის ცხრილებში (ან, სადაც პირი მხოლოდ ერთ გრანტზე მუშაობს, გრანტის მიხედვით გაცემული განაცხადით), რომელიც ხელმოწერილია პირის მიერ და დამტკიცებულია დირექტორის მიერ, მოქმედებების მიხედვით დღეების მითითებით.
- ევროკავშირის გრანტებისათვის დღიური განაკვეთები გამოითვლება გრანტის მეთოდის შესაბამისად (პერსონალის წლიური ხარჯი ÷ 215 დღე ან გრანტის მიერ განსაზღვრული წესით).
- მოხალისეების სამუშაო დრო ცალკე ფიქსირდება და არასდროს ირიცხება ხარჯად, თუ გრანტი ამას არ ითვალისწინებს.
6. ანგარიშგება და ჩანაწერები
ფინანსური ანგარიშგება დონორებისთვის წარდგენილია მოთხოვნილი ფორმატით და დადგენილ ვადებში; დამხმარე დოკუმენტაცია (ხელშეკრულებები, ინვოისები, გადახდის დამადასტურებელი დოკუმენტები, სამუშაო დროის ცხრილები, შესყიდვების საქმეები, შედეგები) ინახება საბოლოო გადახდიდან ხუთი წლის განმავლობაში (მცირე ღირებულების გრანტებისათვის — სამი წელი) და ხელმისაწვდომია შემოწმებებისა, მიმოხილვებისა და აუდიტებისათვის, მათ შორის ადგილზე ვიზიტებისათვის.
7. ვალუტა და ბანკი
ევროში გაცემული გრანტები ინახება ევროს ანგარიშზე; გაცვლითი კურსი გამოიყენება გრანტის მიერ განსაზღვრული წესით; საბანკო რეკვიზიტები დადასტურებულია გრანტის გამცემ ორგანოსთან.
8. წლიური შეჯამება
შემოსავლების (მომსახურების საფასური, გრანტები, შემოწირულობები) და ხარჯების (პროგრამები, ოპერაციული ხარჯები, პერსონალი) შეჯამება ქვეყნდება წლიურ ანგარიშში, ფინანსური მდგრადობის დებულების შესაბამისად.
9. პასუხისმგებლობები
საბჭო: ბიუჯეტი, ანგარიშები, აუდიტორი. დირექტორი: ავტორიზაცია, ანგარიშგება. ბუღალტერი: წიგნები, შედარება-შეჯერება, სახელფასო სია, გადასახადები. პროექტის ხელმძღვანელები: სამუშაო დროის ცხრილები და შედეგები.
10. გადასინჯვა
ყოველწლიურად.
PHIG-ის პოლიტიკის ჩარჩოს ნაწილი. დარღვევებისა და შეშფოთების შეტყობინება: info@accreditation.ge, სათაურით „Confidential — integrity”.