PHIG-ის პოლიტიკის ჩარჩო v1.2 · პოლიტიკა 36 · დამტკიცებულია 2026 წლის 1 სექტემბერს · სამართლებრივი საფუძვლები: ASF პოლიტიკა 31; 2 CFR 200.334–338 (ჩანაწერების შენახვა და ხელმისაწვდომობა); EU MGA მუხლი 20 (ხუთი წელი, სამი წელი დაბალი ღირებულების გრანტებისთვის); GDPR შენახვის შეზღუდვა; საქართველოს ბუღალტრული აღრიცხვის კანონი
1. მიზანი და გამოყენების სფერო
ჩანაწერების შექმნა, შენახვა, დაცვა და განადგურება იმგვარად, რომ PHIG-მა შეძლოს გაწეული საქმიანობის დოკუმენტური დადასტურება, სამართლებრივი მოთხოვნებისა და დონორების მიერ დადგენილი შენახვის ვადების დაცვა, აგრეთვე მონაცემთა მინიმიზაციის პრინციპის პატივისცემა. პოლიტიკა ვრცელდება PHIG-ის სამეთვალყურეო საბჭოზე, დირექტორზე, თანამშრომლებზე, კონსულტანტებზე, მოხალისეებზე, ექსპერტებზე, პარტნიორებზე და მომწოდებლებზე, აგრეთვე მისი ქსელის ყველა პლატფორმაზე.
2. პოლიტიკა
- ყველა გადაწყვეტილების, ოპერაციის, ხელშეკრულების, გრანტის, შეფასების, პუბლიკაციისა და ინციდენტის შესახებ ინახება ჩანაწერები სტრუქტურირებული ფაილური სისტემის ფარგლებში (ღრუბლოვანი გარემო, წვდომის კონტროლით, სარეზერვო ასლებით).
- შენახვის ვადები: საბუღალტრო და საგადასახადო ჩანაწერები — 6 წელი; გრანტის ჩანაწერები — საბოლოო გადახდიდან 5 წელი (ევროკავშირი) ან საბოლოო ანგარიშიდან 3 წელი (აშშ), ხოლო აუდიტის ან სასამართლო დავის მიმდინარეობისას — ამ ვადაზე მეტი; საკადრო ჩანაწერები — სამსახურეობრივი ურთიერთობის პლიუს 10 წელი; სამეთვალყურეო საბჭოს ოქმები და წესდება — მუდმივად; კვლევის პირვანდელი მონაცემები — 10 წელი; განაჩენის და შეფასების ფაილები — 10 წელი; ვებსაიტის და პუბლიკაციების არქივები — მუდმივად; ჟურნალები (logs) — 90 დღე; კონკურსში წარუმატებელ კანდიდატთა სარეკრუტო ჩანაწერები — 6 თვე.
- დონორებს, აუდიტორებს, OLAF-ს, EPPO-ს, ევროპის აუდიტის სასამართლოს, აშშ-ის სააგენტოებსა და ინსპექტორ გენერალებს უზრუნველყოფილი აქვთ ჩანაწერებზე წვდომა გრანტის პირობების შესაბამისად.
- პერსონალურ მონაცემებს შემცველი ჩანაწერები ექვემდებარება მონაცემთა დაცვის პოლიტიკას; განადგურება ხდება უსაფრთხოდ და ფიქსირდება ჟურნალში.
- ხელმოწერილი დედნები სკანირდება; სადაც კანონი ამის საშუალებას იძლევა, ელექტრონული ჩანაწერები ითვლება ავტენტურად.
3. პროცედურები
- შენახვის განრიგს აწარმოებს დირექტორი; ჩანაწერების განადგურების ყოველწლიური მიმოხილვა.
პასუხისმგებლობა
დირექტორი; ბუღალტერი; ჩანაწერების ყველა მფლობელი.
გადასინჯვა
ყოველ ორ წელიწადში ერთხელ და დონორების წესების შეცვლისთანავე.
PHIG-ის პოლიტიკის ჩარჩოს ნაწილი. დარღვევებისა და შეშფოთების შეტყობინება: info@accreditation.ge, სათაურით „Confidential — integrity”.